La tecnologia digitale affronta la problematica delle note spesa
La tecnologia digitale è diventata sempre più presente nelle nostre vite. Adesso se è vero che ne facciamo un largo utilizzo durante i nostri momenti di svago e divertimento, rinunciando spesso a trascorrere del tempo con amici, familiari e conoscenti, aspetto problematico e non proprio positivo, c’è da dire per bilanciare il fenomeno che in ambito lavorativo e professionale la presenza di strumenti tecnologici digitali può davvero essere utili e di aiuto, nello svolgimento di mansioni ripetitivi, tediose e non proprio semplici come la compilazione di una note spesa. La nota di spesa in passato veniva prodotta attraverso materiale cartaceo che andava conservato, custodito e in seguito rendicontato, attraverso procedure non proprio immediate. I lavoratori dipendenti sprecavano mediamente 3-4 ore mensili e in certi casi anche di più, solo per la compilazione, senza contare il ruolo dell’ufficio contabile di una ditta che doveva processare le pratiche. Inoltre come se non bastasse tale procedura aveva una percentuale di errore elevata, visto che spesso venivano conteggiate spese che non erano a carico dell’azienda.
Come funziona il software di note spesa di N2F
Grazie all’utilizzo della tecnologia digitale oggi queste spese sono state ridotte in maniera drastica, senza contare il fatto che almeno due dipendenti hanno la possibilità di gestire quel tempo in modo più proficuo per sé stessi e per l’azienda stessa. In questo caso vediamo quindi come il software gestionale di N2F riesca ad aiutare il lavoratore dipendente e ad agevolare la produzione di una nota spesa chiara e univoca. Questo tipo di procedura si allinea anche con le vigenti norme e leggi europee che si stanno muovendo in direzione del concetto di evitare sprechi con materiali cartacei inutili, sia per l’azienda sia per quel che riguarda lo smaltimento delle carte in termini di rifiuti. I costi vengono abbattuti direttamente alla fonte, dato che questi software sono stati creati per avere tutto in versione digitale senza bisogno di stampare e conservare scontrini, ticket, bollette e così via. Una nuova direzione che sempre più aziende e società italiane all’avanguardia o comunque al passo coi tempi stanno adottando in modo efficace e proficuo.
Il passaggio all’era digitale per le note spesa
Nel momento in cui si decide di passare ai software digitali per le note spese, bisogna assicurarsi che ogni membro del personale sia provvisto di uno smartphone o di un tablet e abbia acquisito la giusta padronanza e la dimestichezza per utilizzarlo in modo professionale. Scaricando una app che andremo a mettere sul nostro dispositivo, sarà davvero semplice e intuitivo fotografare e processare tramite questa app le nostre spese sostenuto quotidianamente durante le trasferte di lavoro, viaggi di rappresentanza e via dicendo. Ora il primo fattore cosa da considerare per una società che decide di effettuare questa sorta di upgrade deve interessare la possibilità di rendicontare le spese in modo rapido, sicuro ed efficace. Qualche tempo addietro queste attività erano realizzate a mano, con uno spreco di risorse e la possibilità di sbagliare i calcoli a carico dell’azienda stessa. I software di note spesa vengono processati in tempi celeri, dato che è possibile inviare in tempo reale le spese all’azienda nel momento in cui vengono prodotte. Il software informa l'utente quando la richiesta è stata approvata o rifiutata (e perché), quando il contante è pronto per il ritiro, quando un dipendente deve presentare le proprie liquidazioni, ecc. Tutti i modelli sono altamente configurabili per adattarsi alle convenzioni di denominazione adottate dai clienti aziendali”. Con un sistema digitale di fare le cose, le aziende saranno in grado di risparmiare molto su risorse e tempo e consentiranno loro di concentrarsi sulle loro attività principali.
